Működési átvilágítás
A költségeid egy része olyan munkára megy, amit senki nem rendelt meg.
Kiválasztunk egy folyamatot, és megmérem: mennyibe kerül ma, hol áll meg, és mennyit lehet visszanyerni belőle. Utána, ha akarod, meg is csináljuk.
Mikor érdemes hívni
Legtöbbször döntés előtt hívnak.
Nem az átvilágítás sürgős, hanem a döntés, ami mögötte áll. Ez a három helyzet a leggyakoribb.
- Rendszert vennétekVan egy szoftverbeszerzés a láthatáron — ERP-modul, workflow-eszköz, ügyfélkezelő —, és a döntés jórészt érzésre születne.Amit a mérés adA mérés megmondja, mennyibe kerül ma a folyamat, ebből mit old meg a rendszer, és mit nem. Az is kiderül, ha a probléma nem szoftverrel oldható meg — ez a legolcsóbb rossz döntés, amit meg lehet előzni.
- Létszámot bővítenétekNem bírják a munkát, és jön a fejszám-igény. A kérdés az, hogy tényleg több kéz kell-e, vagy a munka egy része eleve felesleges.Amit a mérés adA mérés szétválasztja a tényleges munkát a felesleges körtől: az újramunkától, a kétszeres rögzítéstől, a várakozástól. Van, hogy az új ember tényleg kell — de akkor is jobb tudni, mire.
- Számot kérnek rajtadA tulajdonos, az anyacég vagy a bank kér egy megvédhető számot egy költségről vagy egy létszámról, és nincs mögötte adat.Amit a mérés adA mérés után nem becslést mutatsz fel, hanem levezetést. Minden állítás mellett ott a forrás, amiből következik — így a szervezeten belül is megvédhető.
Ha nincs ilyen döntés az asztalon, csak az az érzés, hogy drágán működtök — az is elég ok. Akkor a mérés mondja meg, hol érdemes kezdeni.
Mit keresek
Hat dolog, ami minden szervezetben pénzbe kerül.
Ezek nem elvont fogalmak. Mindegyik mérhető, és mindegyikről meg tudom mondani, mennyibe kerül nálad egy évben.
- VárakozásAz átfutási idő azon része, amikor az ügyön senki nem dolgozik. Jellemzően jóváhagyásra vár.Hogyan méremNap per ügy, és az átfutási idő hány százaléka.
- Kétszeres adatrögzítésUgyanaz az adat két rendszerbe kerül be kézzel, mert a kettő nincs összekötve.Hogyan méremÓra per hónap, és az ebből keletkező eltérések száma.
- Árnyék-nyilvántartásExcel vagy megosztott fájl, ami nélkül a folyamat megáll, de senkinek nem feladata karbantartani.Hogyan méremHány folyamat támaszkodik rá, és mi történik, ha elromlik.
- Tisztázatlan felelősOlyan lépés, amit többen elvégeznek néha, de senki nem birtokol. Ilyenkor mindenki azt hiszi, a másik intézi.Hogyan méremA csúszás napokban, és hány ügy akad el rajta.
- ÚjramunkaHiányos vagy hibás input miatt visszaküldött munka. Ez a kapacitás rejtett adója.Hogyan méremAz érintett ügyek aránya, FTE-ben kifejezve.
- Kivétel, ami szabállyá váltA „ritka eset" a munka jelentős része. A folyamat papíron létezik, a gyakorlatban más történik.Hogyan méremAz ügyek hány százaléka megy végig a leírt úton.
A legtöbb szervezetben egyszerre több is jelen van, és egymást erősítik: a tisztázatlan felelős várakozást szül, a várakozás kivételkezelést, a kivétel pedig árnyék-Excelt. Ezért nem elég egy tünetet kezelni.
Így néz ki egy eredmény
A végén nem vélemény áll, hanem szám.
Egy folyamat mérőszámai, és mellette három fejlesztési szint várható hatása. Az alábbi értékek egy illusztratív példafolyamatra vonatkoznak.
Vizsgált folyamat
Beszerzési igény → szerződéskötés
Automatizálhatóság
64%
Jelen állapot → fejlesztés után
Workflow és digitalizáció
Átfutási időnap
1811-39%
Manuális munkaigényóra / hó
6233-47%
Érintett FTEFTE
2,41,5-37%
Éves működési költségMFt
18,411,2-39%
HibaköltségMFt / év
2,10,7-67%
Késedelmi kockázat% várakozás
3918-54%
Példafolyamat egy 420 fős szervezetnél, évi 310 szerződéskötéssel. Az értékek egy illusztratív példafolyamatra vonatkoznak.
Fejlesztési szint
Hogyan mérem
Nem benyomás. Mérés.
A méréshez saját eszközt fejlesztettem, a Bertal Core-t, mert a meglévők nem kötik össze a folyamatot a költséggel.
- Mérek, nem becsülökÁtfutási idő, munkaóra és érintett kapacitás lépésenként — nem összbenyomás alapján, hanem tételesen.
- Összekötöm a költséggelMinden lépéshez hozzárendelem, milyen rendszer támogatja, ki felel érte, és mennyibe kerül. Így a probléma számmá válik.
- Visszavezetem a forrásraMinden megállapítás mellett ott van, mire alapozom: interjú, rendszerkivonat, dokumentum vagy mérés. Semmit nem kell elhinned.
Lépés · rendszer · felelős · költség — egy modellben
Az ajánlat
Előbb mérünk. Aztán megcsináljuk.
Két külön lépés, külön döntéssel. Az elsőt fix áron viszem, a másodikat csak akkor árazzuk, amikor már tudjuk, miről van szó.
A mérésKét hét, fix ár
Amit a két hét végén kapsz
- A folyamat tényleges lépéssorrendjeNem az, ami a szabályzatban áll — az, ami a gyakorlatban történik, a kivételekkel együtt.
- Éves működési költségMennyibe kerül ma a folyamat, és a költség hogyan oszlik meg a lépések között.
- Hol áll megAz átfutási idő megbontva: mennyi belőle a tényleges munka, és mennyi a várakozás.
- Három javaslatMindegyikhez becsült ráfordítás, várható hatás és megtérülési idő — hogy dönteni lehessen köztük.
- Forrásra visszavezetveMinden megállapítás mellett ott a bizonyíték, így a szervezeten belül is megvédhető.
Feltételek
- Terjedelem
- Egy folyamat vagy egy terület, te választod ki
- Időtartam
- Két hét
- Ár
- [ÁR — kitöltendő]
- Ami tőled kell
- 3–4 interjú egyenként kb. egy órában, és hozzáférés a folyamat dokumentumaihoz
- Lezárás
- Egy órás záró prezentáció, írásos anyaggal
Azért egy folyamat, mert két hét alatt azt lehet rendesen megmérni. A felületes átvilágítás mindenkinek drága: neked időben, nekem hitelben.
Az átalakításCsak ha akarod
A mérés három javaslattal zárul, mindegyik mellett a becsült ráfordítással, hatással és megtérülési idővel. Ha valamelyiket meg is akarod csinálni, azt is velem tudod.
- Külön döntés, nem csomagA mérés önmagában teljes. Ha a javaslatokat házon belül viszitek végig, az anyag akkor is használható — nem kell hozzám visszajönni.
- Csak mérés után árazhatóAmíg nem tudjuk, mit kell átalakítani, minden ár találgatás lenne. A javaslatok mellett ott lesz a becsült ráfordítás — abból lesz a következő ajánlat.
- Ugyanaz a mérce a végénAz átalakítás után ugyanazokat a számokat mérjük újra, ugyanazzal az eszközzel. Így nem vélemény lesz róla, hogy mit hozott.
Rólam
Ki mér, és miért épített hozzá eszközt.
[NÉV — kitöltendő]
[HÁTTÉR — 2–3 mondat rólad: mit csináltál eddig, és miért építettél magadnak eszközt]
Miért most érdemes
Az első ügyfeleimnek kedvezményes áron dolgozom, cserébe azért, hogy a tapasztalatra – az adataitok nélkül, a szervezet megnevezése nélkül – hivatkozhassak. Ha ez neked nem fér bele, az sem akadály.